От октомври 2022 г. Softline оперира под марката Noventiq.

Ежедневните задачи обикновено отнемат значителна част от времето на служителите. Чрез автоматизиране на редовните  административни задачи, Вашият екип може да полага повече усилия за подобряване на продуктивността  и за постигане на дългосрочните цели на компанията. Съществуват най-различни административни задачи, но автоматизацията винаги позволява да се облекчи натоварването и да се опростят процесите. Ние от Softline също се сблъсквахме с повтарящи се задачи, например във връзка с организирането на уебинари, но нашите експерти превърнаха тези задачи в напълно автоматизиран, сигурен и надежден процес с помощта на Microsoft Power Platform.

Нашето предизвикателство: ръчно организиране на уебинари

Организирането и управлението на уебинари изискваше не само надзор, но и активен принос от страна на колегите. При получаване на регистрация наш колега изпращаше имейл за потвърждение с всички подробности, последван от имейл с напомняне, а след провеждането на уебинара, следващ имейл, като всички имейли се разпространяваха ръчно. Освен това колегите трябваше да управляват и експортират ръчно списъка с участници и да го споделят с останалата част от екипа. Наличието на актуален доклад също беше от решаващо значение за проследяването на обратната връзка и за разбирането на резултатите. Всички стъпки, включително съхранението на данни, имейлите, визуализацията на данните и архивирането, бяха заменени с автоматизиран процес в рамките на една седмица.

Нашето решение: персонализиран, автоматизиран процес за една седмица

След като разбраха предизвикателството, нашите експерти проектираха решение, използвайки услугите, които вече бяха интегрирани в Microsoft 365, така че да работят безпроблемно помежду си. SharePoint се оказа ефективно хранилище за регистрационните формуляри, като същевременно улесни администрирането. Power Automation Flows осигури автоматизацията на стъпките за събиране и архивиране на входящи данни. Актуализациите и необходимата информация бяха споделени в специална група в Teams, поради което имейлите станаха ненужни. Power BI осигури съвременен анализ за всеки участник, фокусирайки се единствено върху съответните изводи с визуализации на данни.

Едно от най-привлекателните предимства на новия работен поток е визуализацията на данни. Резултатите в реално време и автоматизираните табла за управление, съхранявани в облака, станаха достъпни по всяко време от всяко устройство. Бяха създадени и визуализирани професионални анализи в Teams, въз основа на поточно предаване на набори от данни.

Умен подход, ценни предимства

В резултат на автоматизацията, работното натоварване, свързано с регистрацията в уебинара, се понижи с около 80%.  Целият процес стана по-бърз, абонатите получаваха потвърждението веднага след като заявят участие, дори през почивните дни. Освен това решението не изискваше допълнителен лиценз и целият процес остана в рамките на Microsoft 365, елиминирайки усложненията, произтичащи от обработката и препращането на данни.

Автоматизацията може да се адаптира към конкретна задача или да обхваща целия процес, нейната приложимост е почти безкрайна. Системата за резервиране на работни станции в отворен офис може да се автоматизира, както и събирането на отзиви от служителите.

Стойността за вас

Закупуването на лиценз за Microsoft 365 обикновено означава много повече от получаване на достъп до най-популярните приложения, като Outlook, Excel или PowerPoint. С помощта на нашите експерти можете да разгледате и уверено да използвате всички функции, които Microsoft 365 предлага. Чрез Power Platform, ние ви помагаме да се възползвате максимално от Вашите налични услуги. Свържете се с нас и ние ще проектираме и оптимизираме Вашите процеси, за да подобрите производителността и ефективността.