Ежедневните задачи обикновено отнемат значителна част от времето на служителите. Чрез автоматизиране на редовните  административни задачи, Вашият екип може да полага повече усилия за подобряване на продуктивността  и за постигане на дългосрочните цели на компанията. Съществуват най-различни административни задачи, но автоматизацията винаги позволява да се облекчи натоварването и да се опростят процесите. Ние от Softline също се сблъсквахме с повтарящи се задачи, например във връзка с организирането на уебинари, но нашите експерти превърнаха тези задачи в напълно автоматизиран, сигурен и надежден процес с помощта на Microsoft Power Platform.

Нашето предизвикателство: ръчно организиране на уебинари

Организирането и управлението на уебинари изискваше не само надзор, но и активен принос от страна на колегите. При получаване на регистрация наш колега изпращаше имейл за потвърждение с всички подробности, последван от имейл с напомняне, а след провеждането на уебинара, следващ имейл, като всички имейли се разпространяваха ръчно. Освен това колегите трябваше да управляват и експортират ръчно списъка с участници и да го споделят с останалата част от екипа. Наличието на актуален доклад също беше от решаващо значение за проследяването на обратната връзка и за разбирането на резултатите. Всички стъпки, включително съхранението на данни, имейлите, визуализацията на данните и архивирането, бяха заменени с автоматизиран процес в рамките на една седмица.

Нашето решение: персонализиран, автоматизиран процес за една седмица

След като разбраха предизвикателството, нашите експерти проектираха решение, използвайки услугите, които вече бяха интегрирани в Microsoft 365, така че да работят безпроблемно помежду си. SharePoint се оказа ефективно хранилище за регистрационните формуляри, като същевременно улесни администрирането. Power Automation Flows осигури автоматизацията на стъпките за събиране и архивиране на входящи данни. Актуализациите и необходимата информация бяха споделени в специална група в Teams, поради което имейлите станаха ненужни. Power BI осигури съвременен анализ за всеки участник, фокусирайки се единствено върху съответните изводи с визуализации на данни.

Едно от най-привлекателните предимства на новия работен поток е визуализацията на данни. Резултатите в реално време и автоматизираните табла за управление, съхранявани в облака, станаха достъпни по всяко време от всяко устройство. Бяха създадени и визуализирани професионални анализи в Teams, въз основа на поточно предаване на набори от данни.

Умен подход, ценни предимства

В резултат на автоматизацията, работното натоварване, свързано с регистрацията в уебинара, се понижи с около 80%.  Целият процес стана по-бърз, абонатите получаваха потвърждението веднага след като заявят участие, дори през почивните дни. Освен това решението не изискваше допълнителен лиценз и целият процес остана в рамките на Microsoft 365, елиминирайки усложненията, произтичащи от обработката и препращането на данни.

Автоматизацията може да се адаптира към конкретна задача или да обхваща целия процес, нейната приложимост е почти безкрайна. Системата за резервиране на работни станции в отворен офис може да се автоматизира, както и събирането на отзиви от служителите.

Стойността за вас

Закупуването на лиценз за Microsoft 365 обикновено означава много повече от получаване на достъп до най-популярните приложения, като Outlook, Excel или PowerPoint. С помощта на нашите експерти можете да разгледате и уверено да използвате всички функции, които Microsoft 365 предлага. Чрез Power Platform, ние ви помагаме да се възползвате максимално от Вашите налични услуги. Свържете се с нас и ние ще проектираме и оптимизираме Вашите процеси, за да подобрите производителността и ефективността.